Wirtualny Asystent usprawnia procesy podatkowe poprawiając efektywność i komunikację z mieszkańcami.
Opis rozwiązania
Nowoczesny Wirtualny Asystent Robot, innowacyjne narzędzie technologiczne z obszaru sztucznej inteligencji, jest nieocenionym wsparciem dla urzędników w procesie wystawiania decyzji podatkowych oraz ich wysyłki do mieszkańców danej gminy.
Asystent Robot jest częścią starannie przygotowanego procesu robotyzacji, który ma na celu optymalizację i automatyzację pracy urzędu. Z jego pomocą, urzędnicy są w stanie skuteczniej i szybciej wykonywać swoje zadania, zwłaszcza te związane z rozliczeniami podatkowymi.
Po wysyłce decyzji podatkowych, robot ma za zadanie zalogować się do systemu Poczty, w celu sprawdzenia potwierdzeń odbiorów. Jego rola nie kończy się jednak na tym etapie. Po potwierdzeniu, że wszyscy zameldowani lub upoważnieni mieszkańcy odebrali dokumenty, robot zapisuje taką informację w systemie urzędu.
Co więcej, Wirtualny Asystent Robot ma wbudowany mechanizm monitorowania czasu – sprawdza, czy minęły już 14 dni od daty wysłania decyzji. Po tym czasie następuje kolejny etap – robot przystępuje do weryfikacji odbiorców, sprawdzając, kto z nich już zapłacił podatek, kto jeszcze tego nie zrobił, oraz kto zdecydował się na rozłożenie swojego zobowiązania na raty.
W przypadku nieodnotowania płatności, robot przystępuje do działań mających na celu przypomnienie o zaległościach. Generuje listę odbiorców, którzy jeszcze nie uregulowali swoich zobowiązań, a następnie przygotowuje do wysłania powiadomienia sms. Dzięki temu, proces przypominania o zaległych płatnościach staje się znacznie bardziej efektywny i mniej czasochłonny dla pracowników urzędu.
Wirtualny Asystent Robot to bez wątpienia rewolucyjne narzędzie, które znacząco usprawnia prace urzędu i pomaga w efektywnej komunikacji z mieszkańcami gminy.
Korzyści
- Zwiększenie efektywności pracy: Automatyzacja wielu procesów związanych z decyzjami podatkowymi, ich wysyłką, monitorowaniem odbioru, weryfikacją płatności i wysyłką przypomnień o zaległościach zdecydowanie przyspiesza i usprawnia pracę urzędników.
- Oszczędność czasu: Przy użyciu Wirtualnego Asystenta Robota, urzędnicy mogą skupić się na bardziej skomplikowanych zadaniach wymagających ludzkiego udziału, podczas gdy robot przejmuje te bardziej monotonne i czasochłonne.
- Zminimalizowanie błędów: Automatyzacja procesów zmniejsza prawdopodobieństwo błędów, które mogą wystąpić podczas ręcznego wykonywania tych zadań.
- Poprawa komunikacji z mieszkańcami: Dzięki automatycznemu wysyłaniu powiadomień SMS o zaległościach, mieszkańcy są na bieżąco informowani o swoim stanie rozliczeń, co poprawia komunikację między nimi a urzędem.
- Zwiększenie satysfakcji mieszkańców: Szybsze i bardziej efektywne procesy, lepsza komunikacja i mniejsza liczba błędów mogą przyczynić się do zwiększenia satysfakcji mieszkańców z usług świadczonych przez samorząd.
- Poprawa zarządzania finansami samorządu: Dzięki szybkiemu monitorowaniu i weryfikacji płatności, samorząd ma lepszy przegląd stanu swoich finansów i może skuteczniej nimi zarządzać.
- Zwiększenie przejrzystości procesów: Dzięki digitalizacji i automatyzacji procesów, zwiększa się przejrzystość działań urzędu, co przyczynia się do budowania zaufania mieszkańców.
- Oszczędność kosztów: Choć wprowadzenie Wirtualnego Asystenta Robota wiąże się z początkowymi kosztami inwestycyjnymi, długoterminowo może prowadzić do znaczących oszczędności, zarówno poprzez zwiększenie efektywności pracy, jak i poprzez redukcję błędów.